Ti sei mai chiesto quanto tempo impieghiamo per gestire una sola prenotazione, laddove non usiamo una tecnologia?

Te lo dico io circa 3 ore e 30 minuti, Si! hai capito bene 4 ore.

Ti sembrano tante? Forse si o forse no, permettimi di spiegarti meglio. Prova a scomporre il ciclo di una prenotazione nelle varie fasi che lo compongono e verifica il tempo che in media impieghi per gestire ogni fase.

Noi in Youcomehere lo abbiamo fatto e di seguito ti mostro la nostra analisi:

Preapprovazione: E’ una richiesta con cui il cliente ci chiede la disponibilità della nostra struttura. Normalmente ci fa una serie di domande routinarie ed è una prassi usata dai turisti sulle OTA (Online Travel Agency) come Airbnb e Booking, quando decidono di non usare l’instant booking (prenotazione immediata).

Ti sei mai chiesto quanto tempo impieghiamo per scrivere e rispondere ad ogni singolo cliente ogni qualvolta si rivolge a noi e ci pone delle domande? Circa 10 minuti se non usiamo delle risposte preimpostate o altre forme di automazione.

Prenotazione e Post-Booking: E’ un evento che si realizza subito dopo una pre-approvazione o anche mediante instant-booking sulle OTA e/o sul nostro sito diretto per quei clienti che decidono di fare una prenotazione immediata senza passare da una nostra pre-approvazione. Ogni qualvolta riceviamo una prenotazione, dobbiamo attivare una serie di procedure come ad esempio l’Invio di email e messaggi di saluti e di ringraziamento per la prenotazione ricevuta e, anche, email in cui forniamo informazioni circa le modalità per eseguire il check-in, oltre ad una serie di messaggi in cui rispondiamo alle domande che ci vengono sottoposte dai nostri clienti.

Ti sei mai chiesto quanto tempo impieghi per svolgere tali procedure? Se non utilizzi delle automazioni spendi circa 20 minuti del tuo tempo, ossia della cosa più preziosa di cui disponi.

Check-in: quello del check-in è uno dei momenti più importanti perché finalmente il nostro ospite giunge presso la nostra struttura e noi dovremo accoglierlo. Durante il check-in ci sono diverse attività che svolgiamo quali: mostrare l’abitazione prenotata, adempimenti burocratici e amministrativi come il controllo dei documenti degli ospiti, la riscossione dell’eventuale tassa di soggiorno, emissione ricevuta e fattura, incasso di eventuali somme residue non incassate e la firma di un contratto, laddove trattasi di una locazione turistica.

Laddove ci occupiamo personalmente di accogliere i nostri turisti e non utilizziamo procedure di check-in online, potremmo impiegare anche fino a 90 minuti per svolgere tali compiti poiché gli imprevisti sono spesso all’ordine del giorno. Come ad esempio la difficoltà nel riuscire a stimare il corretto arrivo dei nostri ospiti o vari imprevisti quali ritardi nel volo. A volte i check-in vengono svolti proprio durante il weekend o in alcuni casi di notte. Quindi se non utilizzi delle automazioni o forme di tecnologia rischi di dover impiegare larga parte del tuo prezioso tempo libero per questa attività;

Assistenza clienti durante il soggiorno: Una volta che il nostro ospite è giunto presso la nostra struttura potremmo non vederlo o non sentirlo più fino al suo check-out o, se qualcosa va storto durante la sua permanenza, dovremo fornirgli massima e tempestiva assistenza per risolvere gli eventuali problemi sorti. Anche In questo caso se non disponiamo di automazioni e tecnologia dovremo impiegare per tali attività anche più di 60 minuti del nostro tempo e soprattutto attivarci tempestivamente al fine di essere il più veloce possibile nella risoluzione. 

Check-out: Potremo svolgerlo dal vivo con i nostri turisti o dopo che saranno andati via, in ogni caso, impiegheremo almeno 30 minuti per controllare lo stato della casa per accertarci che non ci siano danni o oggetti da sistemare o cambiare.

E se ti dicessi che con l’uso della tecnologia e di diverse automazioni potresti ridurre di tanto i tempi impiegati nella gestione di una singola prenotazione?

Sono sicura che vorrai scoprire come fare.

Nei prossimi articoli di questo blog ti parlerò proprio di questo di come sfruttare la tecnologia e automatismi per ridurre al massimo il tempo impiegato nella gestione della tua struttura.

A presto